10 Thực tiễn Tốt nhất Khi Sử dụng Nhà thầu Độc lập

10 Thực tiễn Tốt nhất Khi Sử dụng Nhà thầu Độc lập

Có nhiều bài báo liên quan đến việc phân loại công nhân là nhà thầu hoặc nhân viên và những rủi ro của việc phân loại sai . Nhưng không có nhiều cung cấp hướng dẫn thực tế rõ ràng về cách tiến hành một khi bạn đã quyết định sử dụng các nguồn lực của nhà thầu.

Có nhiều tình huống sử dụng nhà thầu độc lập hoặc tài nguyên 1099 là phù hợp. Ví dụ, các tình huống sau đây có thể phù hợp với một nhà thầu độc lập:

Các dự án ngắn hạn;

Các dự án yêu cầu kinh nghiệm chuyên ngành; và

Nhiệm vụ tạm thời dưới một năm .

Có nhiều cách để làm việc với các nhà thầu độc lập theo cách hạn chế các cáo buộc tiềm ẩn rằng người lao động đã bị phân loại sai. Ví dụ: cung cấp các yêu cầu của dự án và các sản phẩm được giao thay vì mô tả công việc, thanh toán cho nhà thầu sau khi họ đã cung cấp hóa đơn cho công ty của bạn và đảm bảo có ngày kết thúc trong các thỏa thuận nhà thầu của bạn.

Bài viết này sẽ đi sâu vào 10 phương pháp hay nhất sau:

Hãy rõ ràng trước

Không có mô tả công việc

Bảo hiểm

Chi phí

Ngày cuối

Thanh toán

Trang thiết bị

Những lợi ích

Điều khiển

Thỏa thuận nhà thầu bằng văn bản

1099 đấu với W2

Sự khác biệt cơ bản giữa một nhà thầu độc lập và một nhân viên là mức độ kiểm soát và độc lập của người lao động. IRS coi các nhà thầu độc lập là những người làm nghề tự do về cơ bản đang điều hành doanh nghiệp của riêng họ và tự kinh doanh, với mức độ kiểm soát cao đối với cả công việc họ làm và cách họ thực hiện . Mặt khác, một nhân viên thường có một người sếp cho họ biết phải làm gì, làm như thế nào và cung cấp các công cụ và thiết bị cần thiết để hoàn thành công việc.

IRS cân nhắc nhiều yếu tố để xác định liệu mối quan hệ việc làm có tồn tại hay không. Các yếu tố được chia thành ba loại lớn: kiểm soát hành vi, kiểm soát tài chính và mối quan hệ. Tất cả các yếu tố phải được cân nhắc để xác định xem người lao động là nhân viên hay nhà thầu độc lập.

Rủi ro phân loại sai

Có nhiều rủi ro khi phân loại sai một nhân viên như một nhà thầu độc lập. Những rủi ro này bao gồm:

Điều tra liên bang, tiểu bang và cơ quan lao động;

Các hình phạt dân sự và hình sự;

Trả lại tiền lương, tiền làm thêm giờ và các khoản phúc lợi cho nhân viên bị xếp loại sai;

Tiền phạt bổ sung, tiền phạt và tiền bồi thường thiệt hại; và

Thiệt hại cho danh tiếng của công ty.

Vì những lý do này, tốt nhất là bạn nên thực hiện các bước để giảm thiểu rủi ro do yêu cầu phân loại sai.

Thực hành tốt nhất

Mặc dù không có một số yếu tố kỳ diệu nào khiến một công nhân trở thành một nhân viên so với một nhà thầu độc lập, nhưng có những điều người ta có thể làm để làm cho mối quan hệ trở nên rõ ràng hơn.

1. Hãy rõ ràng trước

Một công nhân không nên ngạc nhiên khi nhận được biểu mẫu 1099 thay vì biểu mẫu W-2. Xem xét từ ngữ quảng cáo trên tất cả các nền tảng (bao gồm mọi bài đăng trên mạng xã hội) để đảm bảo tính nhất quán. Trao đổi về sự khác biệt với các đối tác kinh doanh trước bất kỳ cuộc thảo luận nào với các nhà thầu liên quan đến dự án được đề xuất để mọi thông tin mà họ chuyển tải cho một nhà thầu độc lập là chính xác.

Bất kỳ nơi nào mà nhà thầu độc lập được xác định, công chúng phải rõ ràng rằng nhà thầu đó không phải là nhân viên của công ty. Tùy thuộc vào tính chất công việc, điều này có thể bao gồm huy hiệu / thẻ nhận dạng, chữ ký email và hồ sơ trên mạng xã hội (chẳng hạn như LinkedIn). Các phương pháp tương tự cũng nên áp dụng cho các tệp của bạn. Bất kỳ hồ sơ nhà thầu nào (biểu mẫu W-9, thỏa thuận nhà thầu, v.v.) nên được dán nhãn khác nhau và được lưu giữ riêng biệt với hồ sơ nhân viên.

2. Không có mô tả công việc

Khi tìm kiếm và chuẩn bị làm việc với một nhà thầu độc lập, hãy tập hợp một danh sách chi tiết các công việc và công việc cụ thể mà bạn cần hoàn thành, tương tự như một yêu cầu đề xuất. Nhà thầu không nên nhận bản mô tả công việc hoặc lời mời làm việc theo cách giống như một nhân viên tiềm năng.

3. Bảo hiểm

Các nhà thầu phải có và trả tiền cho bảo hiểm và giấy phép của riêng họ, nếu có. Tùy thuộc vào phạm vi và tính chất của công việc, thỏa thuận của bạn với nhà thầu độc lập có thể bao gồm các yêu cầu bảo hiểm tối thiểu cho những thứ như bảo hiểm trách nhiệm chung thương mại, trách nhiệm nghề nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm ô hoặc vượt quá và bảo hiểm rủi ro mạng.

4. Chi phí

Xem xét cẩn thận các khoản chi phí mà bạn sẽ hoàn trả, nếu có và xác định chúng bằng văn bản với nhà thầu. Nói chung, chi phí kinh doanh của họ là trách nhiệm của riêng họ và nên được xây dựng trong báo giá của họ cho công việc. Nhà thầu độc lập phải tự thanh toán chi phí đi lại và kinh doanh thay vì được công ty của bạn hoàn trả riêng cho họ.

5. Ngày kết thúc

Thỏa thuận bằng văn bản với nhà thầu phải có ngày kết thúc rõ ràng cho từng dự án hoặc nhiệm vụ. Một mối quan hệ mở lâu dài và đang diễn ra bắt đầu giống một mối quan hệ việc làm hơn. Có thể hữu ích nếu bạn đặt lịch nhắc để xem xét định kỳ mối quan hệ của bạn với các nhà thầu để đánh giá xem nhiệm vụ và cách xử lý của họ có đảm bảo sự thay đổi trong phân loại hay không.

6. Thanh toán

Thanh toán cho các nhà thầu độc lập một khoản phí dự án cố định hoặc cho kết quả thay vì hàng giờ. Nhà thầu phải chịu rủi ro thua lỗ nếu họ trích một khoản phí cuối cùng lại quá ít so với công việc được thực hiện.

Sau đó, yêu cầu nhà thầu của bạn gửi hóa đơn và thanh toán chúng thông qua hệ thống Khoản phải trả cho Tài khoản (AP) của công ty bạn, thay vì thêm chúng vào bảng lương nhân viên của bạn. Nhân viên được trả lương theo lịch trình đã định (ví dụ: hàng tuần hoặc hai tuần một lần). Mặt khác, bạn chỉ nên thanh toán cho nhà thầu sau khi họ đã nộp hóa đơn. Sau đó, mỗi hóa đơn phải được lưu theo cách tương tự như bất kỳ hóa đơn nào của nhà cung cấp khác.

Thanh toán hóa đơn phải là toàn bộ số tiền mà không phải trừ bất kỳ khoản thuế nào vì các nhà thầu độc lập chịu trách nhiệm báo cáo thu nhập của họ và nộp thuế của riêng họ.

7. Thiết bị

Các nhà thầu nên sử dụng thiết bị và nguồn lực của riêng họ. Nếu công việc yêu cầu một cái gì đó cụ thể, hãy phác thảo các thông số kỹ thuật cho dự án và yêu cầu họ quyết định những công cụ nào họ cần và có được chúng. Nếu bạn phải cung cấp một công cụ hoặc thiết bị cụ thể, hãy ghi lại lý do, để rõ ràng rằng công ty của bạn không cố gắng kiểm soát phương tiện và phương pháp làm việc của họ.

Nếu một nhà thầu độc lập cần truy cập vào hệ thống của bạn, hãy làm việc với nhóm CNTT và kinh doanh của bạn để xem xét cài đặt nhằm giới hạn quyền và chỉ truy cập trong phạm vi cần thiết. Các quyền này phải được điều chỉnh cho phù hợp với dự án và các thông tin đăng nhập sau đó sẽ được thu hồi khi kết thúc hợp đồng.

8. Lợi ích

Các nhà thầu độc lập không được nhận phúc lợi của nhân viên. Vì họ tự đặt lịch làm việc, nên họ không được nghỉ trả lương. Họ tự kinh doanh và nên duy trì chương trình bảo hiểm y tế và hưu trí của riêng mình. Bạn không nên cung cấp cùng một chương trình đào tạo và phát triển mà bạn sẽ cung cấp cho một nhân viên. Tương tự như vậy, mặc dù nhìn bề ngoài, đây có vẻ là một cử chỉ tốt đẹp trong kỳ nghỉ lễ, bạn không nên mời các nhà thầu độc lập đến bữa tiệc nghỉ lễ của công ty hoặc trả tiền thưởng hàng năm cho một nhà thầu độc lập.

9. Kiểm soát

Nhà thầu độc lập nên kiểm soát lịch trình, giờ và địa điểm làm việc của chính họ. Họ nên quyết định thứ tự và trình tự của các dịch vụ mà họ cung cấp. Vì bạn không nên kiểm soát các hoạt động công việc của nhà thầu độc lập hoặc cách họ thực hiện nhiệm vụ, bạn sẽ cần phải nói trước rất rõ ràng về công việc cần thiết cho dự án và các sản phẩm được giao.

Bạn không nên ngăn tài nguyên quảng cáo dịch vụ của họ và làm việc với các khách hàng khác. Nếu bạn không muốn họ làm việc với các khách hàng khác vì bạn lo ngại về cạnh tranh hoặc quyền sở hữu trí tuệ, hãy sắp xếp cuộc thảo luận xung quanh những mối quan tâm này thay vì cấm làm việc với người khác. Tốt nhất, nhà thầu nên có nhiều khách hàng ngoài công ty của bạn và tích cực tiếp thị cho các công việc khác.

10. Thỏa thuận nhà thầu bằng văn bản

Trước khi nhà thầu bắt đầu thực hiện một dự án, họ nên ký một hợp đồng quy định rõ ràng rằng họ có mối quan hệ nhà thầu độc lập với công ty của bạn. Thỏa thuận này phải chính thức ghi lại các điểm được mô tả ở trên bao gồm mô tả chi tiết về dịch vụ, sản phẩm giao hàng, yêu cầu bảo hiểm, ngày kết thúc dự án và điều khoản thanh toán. Bạn nên đặt một hợp đồng mới mỗi khi nhà thầu thực hiện công việc cho công ty của bạn.

Hãy nhớ rằng, sự tồn tại của một hợp đồng bằng văn bản quy định rằng chỉ riêng người lao động là một nhà thầu độc lập thì không đủ để thiết lập mối quan hệ nhà thầu, nhưng nó có thể giúp đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho cả hai bên.

Thực hiện các bước trên sẽ hạn chế các cáo buộc có thể xảy ra rằng nhà thầu độc lập đã được phân loại sai.

Phần kết luận

Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của nhà thầu cho phép bạn đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong khi giảm thiểu rủi ro cho công ty. Mặc dù có một số điểm ở trên có thể không liên quan hoặc không phù hợp với từng tình huống cụ thể, nhưng trong mối quan hệ tổng thể, bạn nên hành động theo cách phù hợp với quyết định nhà thầu độc lập của mình. Cuối cùng, đừng quên xem xét lại mối quan hệ định kỳ để đánh giá xem liệu có điều gì thay đổi sẽ ảnh hưởng đến kết luận của bạn rằng ai đó là một nhà thầu độc lập hay không.

Source: https://luatthanhdo.com/tu-van-thu-tuc-cap-giay-chung-nhan-dau-tu