Báo cáo tóm tắt về châu Á: 10 điều cần cân nhắc hàng đầu khi triển khai công cụ tự động hóa hợp đồng

Báo cáo tóm tắt về châu Á: 10 điều cần cân nhắc hàng đầu khi triển khai công cụ tự động hóa hợp đồng ở châu Á - Thái Bình Dương

Một trong những cách chính mà thị trường công nghệ pháp lý ở khu vực châu Á - Thái Bình Dương khác với phần còn lại của thế giới là trọng tâm của các bộ phận pháp lý nội bộ ở châu Á (đặc biệt là Hồng Kông và Singapore) nghiêng nhiều về các công cụ công nghệ hỗ trợ hợp đồng. . Trong trường hợp các khu vực pháp lý khác có thể tập trung vào quản lý luật sư bên ngoài hoặc quản lý vấn đề, ưu tiên hàng đầu của các bộ phận pháp lý ở châu Á là kiểm soát các quy trình ký kết hợp đồng của họ. Tuy nhiên, tình trạng của thị trường công nghệ hợp pháp tại thời điểm này là các giải pháp khác nhau trên thị trường không giải thích đầy đủ chúng khác nhau như thế nào. Điều này khiến những người mua tiềm năng khó hiểu hơn về các giải pháp khác nhau và tìm ra giải pháp phù hợp nhất với tổ chức và ngân sách của họ.

1. Giấy của ai?

Hợp đồng bắt đầu với một bản nháp đầu tiên. Nhưng một câu hỏi quan trọng khi quyết định lựa chọn một công cụ công nghệ là bên nào được sử dụng mẫu của họ làm bản thảo đầu tiên cho các cuộc đàm phán? Nếu khách hàng của bạn, do sức mạnh thị trường hoặc lý do khác, có thể sử dụng các mẫu của riêng họ làm bản nháp đầu tiên, thì công cụ tạo hợp đồng và tự động hóa quy trình làm việc có thể là thứ bạn cần. Đôi khi, đối tác của hợp đồng cung cấp bản thảo đầu tiên của thỏa thuận và bạn đang thương lượng trên giấy của người khác. Trong trường hợp này, nếu bạn đang xem xét các công cụ hợp đồng để hỗ trợ quá trình xem xét và làm việc của mình, bạn đang ở trong lĩnh vực công nghệ dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI). Trong trường hợp này, AI có thể đóng vai trò như một công cụ sàng lọc trước giúp gắn cờ các vấn đề và thiếu sót trong bản thảo của đối tác, có thể tập trung các luật sư của bạn và cải thiện thời gian xử lý của bạn.

Hợp đồng bắt đầu với một bản nháp đầu tiên.

2. Nhập dữ liệu hay trùng lặp dữ liệu?

Một số công cụ tự động hóa hợp đồng yêu cầu người dùng (ví dụ: bạn hoặc ai đó trong công ty của bạn) nhập thủ công thông tin cần thiết để tạo hợp đồng. Tuy nhiên, hầu hết (nếu không phải tất cả) thông tin được nhập vào bản nháp đầu tiên đó có thể đã tồn tại trong tổ chức của bạn - ở đâu đó. Một trong những lợi ích chính của tự động hóa là nó làm giảm hoặc loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, lặp đi lặp lại, vừa tốn thời gian vừa dễ gây ra lỗi cho con người.

Rốt cuộc, nếu bạn đã có thông tin cơ bản ở một số loại định dạng điện tử (tên pháp nhân, địa chỉ, thông tin đăng ký kinh doanh, điều khoản kinh doanh cơ bản, v.v.), thì bạn có thể chỉ cần tận dụng thông tin này để tạo hợp đồng của bạn một cách liền mạch, mà không cần một người sao chép và dán dữ liệu này. Tìm ra thông tin mà tổ chức của bạn đã có và nơi nó tồn tại có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian khi bạn thiết lập công cụ tự động hóa hợp đồng của mình. Nó cũng cho phép bạn đặt những câu hỏi quan trọng về tích hợp dữ liệu và tự động hóa khi bạn đang ở giai đoạn đầu xem xét các nhà cung cấp công nghệ. Biết bạn có dữ liệu nào và dữ liệu đó tồn tại ở đâu sẽ đảm bảo công cụ bạn chọn sẽ mang lại cho bạn mức độ tự động hóa lớn nhất có thể trong hệ sinh thái công nghệ mà bạn đang vận hành.

3. Dù sao thì đó là người ký gửi của ai?

Bạn có một ma trận phức tạp gồm những người phê duyệt nội bộ, tất cả những người phải ký vào một hợp đồng trước khi nó có thể được thực hiện? Ma trận này có phụ thuộc vào sự kết hợp của các yếu tố bao gồm những thứ như giá trị tổng thể của hợp đồng, đối tượng liên quan đến hợp đồng, thời hạn của hợp đồng, v.v. không? Khi một bản nháp đầu tiên đã được tạo, đối với một số công ty, công việc chỉ mới bắt đầu. Câu hỏi bạn nên xem xét là liệu các quy trình phê duyệt nội bộ có nên là một phần của nền tảng tự động hóa mà bạn đang khám phá hay bạn muốn đưa bản nháp đầu tiên của mình ra khỏi nền tảng công nghệ và quay lại quản lý email “cũ tốt” để phê duyệt quá trình. Một số công nghệ trên thị trường dừng lại sau khi bản nháp đầu tiên được tạo ra, trong khi những công nghệ khác vẫn tiếp tục tốt hơn thời điểm đó.

Bạn có một ma trận phức tạp gồm những người phê duyệt nội bộ, tất cả những người phải ký vào một hợp đồng trước khi nó có thể được thực hiện?

4. Làm thế nào để chúng tôi thương lượng hợp đồng này?

Cách mà hầu hết các luật sư học được để thương lượng hợp đồng là gửi đi gửi lại các bản nháp và so sánh các bản nháp đó với một loạt đường đen và đường đỏ. Đối với một số công ty, cách tiếp cận hợp đồng này là bắt buộc vì các đối tác của họ cảm thấy thoải mái với cách tiếp cận này và có khả năng chống lại sự thay đổi cao. Tuy nhiên, các công ty khác ít bị ràng buộc hơn bởi “đó là cách chúng tôi luôn làm”, có thể thương lượng trên một nền tảng điện tử (hãy nghĩ về một cái gì đó tương tự như Google Docs hoặc Microsoft Office 365). Có rất nhiều lợi thế để tận dụng công nghệ này. Ví dụ: nếu có các điều khoản là lĩnh vực trọng tâm của bộ phận tài chính, một nền tảng thương lượng có thể đảm bảo bộ phận này được tự động thông báo khi các điều khoản cụ thể đó được chỉnh sửa.

5. Độc lập hay một bộ các thỏa thuận?

Trong một số trường hợp nhất định, hợp đồng có thể là một tài liệu độc lập. Ví dụ, trong bán hàng hoặc mua sắm, một trang duy nhất có thể là toàn bộ liên hệ - ngay cả khi nó không phải là toàn bộ mối quan hệ thương mại giữa các bên ký kết. Trong các trường hợp khác, các hợp đồng có thể tác động lẫn nhau. Điều này có thể là do các điều khoản của biên bản ghi nhớ (MOU) hoặc thư ý định (LOI) sau này có thể chuyển thành tài liệu giao dịch bổ sung. Hoặc, có thể có một thỏa thuận dịch vụ chính mà sau đó được tham chiếu bởi các đơn đặt hàng mua hàng sau này hoặc tuyên bố về công việc (SOW). Một số nền tảng công nghệ nhất định có thể tham chiếu chéo dữ liệu từ một hợp đồng và tự động sử dụng nó để điền vào các tài liệu sau này. Tuy nhiên, không phải hệ thống nào cũng có khả năng này. Trước khi bạn cân nhắc đầu tư vào công cụ công nghệ nào,

6. Đó là hợp đồng của ai?

Chỉ các chuyên gia pháp lý mới coi “hợp đồng” là một lĩnh vực. Hầu hết các tổ chức nghĩ về mục tiêu kinh doanh mà họ đang làm việc để đạt được hơn là phương tiện hợp pháp mà họ đang sử dụng để thực hiện mục tiêu đó. Nhân sự nghĩ về việc làm chứ không phải hợp đồng. Phát triển kinh doanh nghĩ về doanh số bán hàng, không phải hợp đồng. Điều này cũng đúng đối với mua sắm, cơ sở vật chất, v.v. Vì lý do này, một điều khá phổ biến là quá trình ký hợp đồng được “sở hữu” bởi nhiều bên liên quan và các bộ phận trong một tổ chức, thay vì nhất quán và duy nhất thuộc sở hữu của bộ phận pháp lý. Khi xem xét đầu tư vào công nghệ, thông thường cần tham gia với nhiều bên liên quan đa dạng và xây dựng sự đồng thuận trên các quan điểm khác nhau để hiểu tất cả các yêu cầu hợp đồng cần thiết. Thông thường,

Chỉ các chuyên gia pháp lý mới coi "hợp đồng" là một lĩnh vực.

7. Đã đến lúc làm ít luật hơn?

Một lợi ích tiềm năng của các giải pháp ký hợp đồng tự động là bộ phận pháp lý có thể sử dụng nó như một phương tiện để đưa ra những kiến ​​thức thường chỉ được nắm giữ trong bộ phận pháp lý và làm cho nó dễ tiếp cận hơn với toàn bộ tổ chức, do đó thể chế hóa kiến ​​thức. Ví dụ: nếu công ty của bạn có một sổ tay hợp đồng với các điều khoản dự phòng được phê duyệt trước và các chiến lược đàm phán, thì có các hệ thống hợp đồng có thể mã hóa thông tin này trong nền tảng. Điều này cho phép một doanh nhân tự tin tham gia vào các cuộc đàm phán mà không làm chậm quá trình bằng cách yêu cầu luật sư xem xét thủ công mọi tài liệu và mọi thay đổi. Những công cụ tương tự này cho phép các giao thức leo thang và giám sát để đảm bảo rằng bộ phận pháp lý duy trì sự kiểm soát và khả năng hiển thị đối với các rủi ro. Tuy nhiên,

8. Dấu điện tử hay dấu ướt?

Mặc dù đã mất một thời gian, nhưng chữ ký điện tử hiện đã được thiết lập và phổ biến ở Bắc Mỹ và Châu Âu. Điều tương tự không thể xảy ra đối với tất cả các khu vực pháp lý ở Châu Á - Thái Bình Dương. Mặc dù chữ ký điện tử là phổ biến và được chấp nhận ở Úc, nhưng nó không được chấp nhận ở Trung Quốc đại lục vì thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn vẫn là một hợp đồng nên được cắt nhỏ ở Trung Quốc. Ở Nhật Bản, mặc dù có quy chế hỗ trợ chữ ký điện tử, nhưng nó không được sử dụng phổ biến do văn hóa kinh doanh thiên về chữ ký ướt. Ở Ấn Độ, có luật chữ ký điện tử liên bang; tuy nhiên, có nhiều tiểu bang vẫn yêu cầu hợp đồng giấy với chữ ký ướt để đóng thuế và các mục đích khác. Ở Singapore và Hồng Kông, chữ ký điện tử thường được chấp nhận ngoại trừ các doanh nghiệp nhỏ hoặc truyền thống hơn. Khi xem xét các công cụ hợp đồng, một số sẽ có chữ ký điện tử như một phần của dịch vụ của họ trong khi những người khác sẽ chỉ hỗ trợ chữ ký điện tử thông qua tích hợp với một nền tảng công nghệ khác (ví dụ: DocuSign). Suy nghĩ thấu đáo về nhu cầu của bạn về vấn đề này có thể tác động rất lớn đến giá của các công cụ mà bạn cân nhắc cũng như việc triển khai cuối cùng của công nghệ.

9. Hợp đồng đã được ký kết - bây giờ thì sao?

Tổ chức của bạn có hệ thống quản lý tài liệu không? Tất cả các hợp đồng đã thực hiện có được lưu trữ trong hệ thống đó không? Nếu đó là một yêu cầu kinh doanh, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các nền tảng hợp đồng mà bạn cho là có khả năng tích hợp liền mạch nhất có thể với hệ thống quản lý tài liệu hiện có. Lý tưởng nhất là khi hợp đồng đã được thực hiện đầy đủ, việc lưu trữ và lưu trữ tài liệu phải hoàn toàn tự động để tránh sai sót của con người và để tối đa hóa hiệu quả. Tuy nhiên, việc tự động hóa này có thể phải trả giá. Một số công cụ hợp đồng không chỉ là việc hình thành hợp đồng mà còn kết hợp các tính năng vòng đời của hợp đồng. Ví dụ: họ có thể tự động nhắc nhở các bên liên quan chính rằng hợp đồng sắp được gia hạn, hoặc cửa sổ hủy bỏ đã mở, hoặc sắp đến ngày thực hiện chính, v.v.

10. Hợp đồng trên đám mây hay trong tủ quần áo?

Các công ty trên khắp Châu Á - Thái Bình Dương đã thực hiện các cách tiếp cận khác nhau đối với việc sử dụng các giải pháp dựa trên đám mây để hỗ trợ các hoạt động pháp lý của họ. Tất cả các công cụ công nghệ hợp đồng trên thị trường hiện tại đều có sẵn dưới dạng giải pháp dựa trên đám mây. Một tập hợp con của các nhà cung cấp đó cũng sẽ cung cấp bản cài đặt cục bộ cho sản phẩm của họ. Nếu công ty của bạn yêu cầu tất cả công nghệ phải được lưu trữ cục bộ trên các máy chủ IP riêng của bạn (có thể được đặt trong tủ ở tầng hầm), thì bạn sẽ bị hạn chế đáng kể trong các công cụ mà bạn có thể xem xét. Một cuộc thảo luận ngắn với bộ phận CNTT của bạn trước khi bạn đi chợ có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ.