Khả năng hiển thị hợp đồng trong thời gian làm việc từ xa

Khả năng hiển thị hợp đồng trong thời gian làm việc từ xa

Một trong những nguồn quan trọng nhất cho các quyết định mà doanh nghiệp của bạn đưa ra là các hợp đồng. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi những hợp đồng đó không thể truy cập được hoặc chỉ có thể xem trong các phân đoạn, tùy thuộc vào bộ phận liên quan? Sự hoảng loạn bắt đầu.

Đó là những gì đã xảy ra khi việc khóa máy trên diện rộng lần đầu tiên bắt đầu xảy ra trên khắp các ngành vào tháng 3 năm nay do COVID-19. Đột nhiên, làm việc từ xa không phải là một lựa chọn linh hoạt được cung cấp như một đặc quyền cho nhân viên; nó đã được ủy thác. Bị ngắt kết nối khỏi văn phòng có nghĩa là các quy trình sẽ trở nên phân mảnh hơn so với chúng vốn có.

Cuộc khảo sát về sự không chắc chắn trong kinh doanh , được thực hiện bởi Nhà kinh tế học Stanford Nicholas Bloom kết hợp với Cục Dự trữ Liên bang Atlanta và Đại học Chicago, cho thấy chỉ 51% người trả lời khảo sát - hầu hết là các nhà quản lý, chuyên gia và nhân viên tài chính có thể thực hiện công việc của họ trên máy tính - được báo cáo là có thể làm việc tại nhà với tỷ lệ hiệu quả từ 80 phần trăm trở lên. Và khoảng 35% báo cáo rằng kết nối internet của họ không đủ tin cậy để ngắt kết nối viễn thông hiệu quả.

Sự gián đoạn trong quản lý từ xa của Quản lý vòng đời hợp đồng (CLM)

Đặc biệt bị gián đoạn bởi sự thay đổi đột ngột sang làm việc từ xa là những tổ chức vẫn sử dụng các quy trình thủ công để phát triển, nộp hồ sơ và lưu trữ hợp đồng của họ. Theo Khảo sát thường niên về Xu hướng tố tụng năm 2018 từ Norton Rose Fulbright, 87% doanh nghiệp được khảo sát dự kiến ​​số lượng các vụ kiện tụng và tranh chấp pháp lý sẽ không thay đổi hoặc tăng lên.

Trong một số ngành công nghiệp, hợp đồng được xếp hạng là lý do số một hoặc hai lý do dẫn đến tranh chấp. Đặt đại dịch toàn cầu lên hàng đầu các doanh nghiệp đang phải vật lộn với việc thiếu khả năng hiển thị đối tượng hợp đồng và bạn gặp khủng hoảng về Quản lý vòng đời hợp đồng (CLM).

Với việc lực lượng lao động chuyển sang làm việc từ xa, trước tiên, các doanh nghiệp cần hiểu liệu có điều khoản bất khả kháng nào có hiệu lực với khách hàng hay không. Các điều khoản bất khả kháng, hoặc các trường hợp bất khả kháng ngăn cản ai đó thực hiện hợp đồng, có liên quan quan trọng đến hoạt động về mặt giảm thiểu rủi ro.

Vào giữa năm 2020, mọi doanh nghiệp cũng đang xem xét quy trình hợp đồng của họ để xác định mức độ rủi ro mà họ phải đối mặt với các vấn đề sau.

Xử lý hợp đồng thủ công: Kéo dài thời gian chu kỳ hợp đồng của cả tác giả và thực hiện.

Nhiều kho lưu trữ hợp đồng: Theo dõi không hiệu quả các khoản giảm giá và tuân thủ giá hợp đồng, ngoài ra, không có khả năng hiển thị các hợp đồng toàn doanh nghiệp đã được thương lượng.

Không có khả năng trích xuất giá trị: Không nắm bắt được dữ liệu chi tiêu chính xác với đòn bẩy và thương lượng hiệu quả của nhà cung cấp và không có phản hồi về các bài học kinh nghiệm.

Khả năng hiển thị đầy đủ của hợp đồng yêu cầu tất cả nhân viên tham gia vào quá trình hợp đồng không chỉ có khả năng trình bày thỏa thuận mà còn xem xét các điều khoản bị ảnh hưởng về quyền tài phán, lựa chọn luật và liệu họ có các điều khoản như Danh sách kiểm tra liên tục kinh doanh hay những điều khoản khác.

Các phương pháp tiếp cận giữa các bộ phận để hiển thị hợp đồng

Hợp đồng chứa dữ liệu có giá trị cần thiết để các công ty luôn tuân thủ các quy định và ngăn ngừa hoặc đối phó với các tranh chấp pháp lý. Nhưng số lượng hợp đồng, độ phức tạp của chúng và khối lượng dữ liệu liên quan đến chúng đã phát triển vượt quá những gì các công ty có thể quản lý mà không cần sự hỗ trợ của công nghệ.

Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp, cơ sở hạ tầng công nghệ phức tạp đã tạo ra trở ngại cho việc hợp lý hóa quá trình xử lý hợp đồng. Về cơ bản, quản lý CLM từ các địa điểm từ xa ban đầu yêu cầu đánh giá tình trạng hiện tại của hệ thống hoặc sự thiếu hụt của hệ thống.

Các sáng kiến ​​CLM thường bắt đầu bằng pháp lý, nhưng các điều khoản thường được tích hợp với các bộ phận tài chính, CNTT, cung ứng và mua sắm. Sự tham gia của nhiều bộ phận này yêu cầu phản hồi đa cấp. Ngay cả nhiều công ty đã có CLM trước COVID cũng bị cản trở vì các bộ phận khác nhau bị phân tán trong doanh nghiệp. Không thể trích xuất dữ liệu một cách nhanh chóng vì tất cả các hệ thống khác nhau.

Khi bạn gặp khủng hoảng, việc triển khai CLM có thể rất khó khăn, đặc biệt là khi làm việc từ xa. Sẽ có việc kinh doanh cần phải làm ngay lập tức, và nhiều doanh nghiệp vẫn đang phải đối phó với cuộc khủng hoảng manh mún này.

Nhưng khi bạn chuyển sang giai đoạn ổn định, dữ liệu từ việc đánh giá các quy trình này sẽ cần được thu thập vào một vị trí để có thể đưa ra các quyết định sáng suốt trong toàn doanh nghiệp. Mỗi bộ phận sẽ cần phải đóng góp những kiến ​​thức của họ, bao gồm: Tôi sẽ làm gì khác đi? Làm thế nào tôi có thể làm điều này nhanh hơn? Dữ liệu nào sẽ giúp tôi giải quyết những cuộc khủng hoảng này hiệu quả hơn?

Quan trọng nhất, sẽ cần phải có sự tiêu chuẩn hóa giữa các đơn vị kinh doanh. Mỗi nhóm đều có thể có dữ liệu tổng thể của riêng mình và chính việc thiếu tiêu chuẩn hóa đã che khuất khả năng hiển thị của hợp đồng. Lập kế hoạch kinh doanh liên tục, các đối tác có kinh nghiệm và công nghệ đáng tin cậy sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng hàng đầu đối với hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Khả năng tiến hành kinh doanh, duy trì mối quan hệ bền chặt với khách hàng và giữ cho nhân viên kết nối với những gì đang xảy ra trong doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào công nghệ, quy trình đáng tin cậy và luồng dữ liệu ổn định để cho phép ra quyết định thông minh.

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch liên tục trong thời gian có đại dịch

Thực hiện một chiến lược gắn kết để đàm phán hợp đồng và khả năng hiển thị sẽ ngày càng quan trọng khi các doanh nghiệp tiếp tục hỗ trợ làm việc từ xa. BCP có thể quy định cách nhân viên và tổ chức cần phản hồi, nơi họ có thể truy cập tài liệu và cách triển khai các bản cập nhật.

Kể từ khi đại dịch bắt đầu, 88% doanh nghiệp được khảo sát trong một nghiên cứu của Forrester lưu ý rằng họ đã lên kế hoạch cung cấp cho nhân viên công nghệ truy cập từ xa để họ có thể làm việc từ xa từ một địa điểm có truy cập internet. Và theo Khảo sát về sự chuẩn bị liên tục trong kinh doanh toàn cầu của Forrester Disaster Recovery Journal năm 2018, 75% tổ chức đã viện dẫn BCP trong 5 năm qua.

Những cân nhắc chính cho một kế hoạch liên tục của doanh nghiệp :

Chuyển đổi kỹ thuật số: Làm cho các quy trình kinh doanh của bạn trở nên kỹ thuật số (tức là loại bỏ sự phụ thuộc vào giấy càng nhiều càng tốt).

Phần mềm như một dịch vụ: Sử dụng các giải pháp có thể được truy cập từ bất kỳ vị trí nào có truy cập Internet.

Nhanh nhẹn: Đảm bảo rằng bạn có đúng người, quy trình và công cụ để có thể đưa ra quyết định phù hợp nhanh nhất có thể liên quan đến các gián đoạn khác nhau.

Nhìn chung, doanh nghiệp cần xem xét các hợp đồng được thực hiện như thế nào ngày nay, ở đâu và tại sao quyền truy cập bị hạn chế đối với những nhân viên cần khả năng hiển thị. Bạn có nhóm lập kế hoạch đại dịch không? Mục tiêu phải là tạo ra một kế hoạch tổng thể có tính đến tất cả các bộ phận liên quan đến quy trình CLM, chẳng hạn như pháp lý, tài chính, CNTT, cung ứng và mua sắm.

Xem xét vai trò quản lý rủi ro của bên thứ ba. Bạn hiện có thể giao dịch vai trò này trong nội bộ, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu nhân sự chủ chốt bị ốm? Bạn có người nào khác có thể bước vào để dự phòng không? Bạn vẫn cần thành phần con người đó - để tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình sử dụng công nghệ và tuân thủ các kế hoạch.

Tuy nhiên, về cơ bản, tất cả các bước cần thiết này có thể được quản lý và thực hiện hiệu quả nhất với nhà cung cấp CLM dựa trên đám mây sẽ tập trung dữ liệu, theo dõi vòng đời hợp đồng và kết nối các phòng ban khác nhau thông qua một hệ thống tự động, gắn kết, duy nhất.

Bắt đầu theo từng giai đoạn: Đánh giá kết quả học tập của bộ phận, nhân rộng chúng và giữ cho các nhóm của bạn kết nối với việc lập kế hoạch CLM. Khi bạn có sự tự tin phù hợp, các đối tác tốt, công nghệ tốt và các nhà vô địch trong toàn doanh nghiệp cảm thấy hòa nhập ngay cả khi làm việc từ xa, bạn có thể tiếp tục xây dựng và triển khai các hợp đồng hiệu quả.