Làm thế nào để bạn đối phó với các khoản thanh toán trễ?

Làm thế nào để bạn đối phó với các khoản thanh toán trễ?

Gần đây, Xero đã thực hiện một nghiên cứu về các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), kết luận rằng các chủ sở hữu SME lo ngại về tương lai của họ. Đặc biệt, 54% chủ sở hữu doanh nghiệp cho biết lý do chính dẫn đến sự không chắc chắn về tương lai của họ là nhận được thanh toán chậm từ khách hàng. Vậy làm cách nào để bạn, với tư cách là chủ doanh nghiệp, đảm bảo rằng bạn giảm thiểu rủi ro này trong hoạt động kinh doanh của chính mình?

Xem xét việc thay đổi điều khoản thanh toán của bạn

Bạn đã xem xét yêu cầu thanh toán trước từ khách hàng của mình chưa? Mặc dù một số doanh nghiệp có thể không muốn kinh doanh theo cách này, nhưng bằng cách yêu cầu thanh toán trước, các doanh nghiệp giảm đáng kể số lượng quản trị viên tham gia vào việc đảm bảo rằng các khoản thanh toán đã được thực hiện đúng hạn và theo đuổi những khoản chưa thanh toán. Đúng là, cách tiếp cận này có thể không phù hợp với các doanh nghiệp mà phạm vi công việc không hoàn toàn rõ ràng khi bắt đầu mối quan hệ làm việc. Tuy nhiên, đây là bước quan trọng nhất mà bạn có thể thực hiện để giảm việc khách hàng không thanh toán - loại bỏ khả năng xảy ra tình trạng này, bằng cách thay đổi quy trình thanh toán của bạn.

Giao tiếp với khách hàng

Mặc dù các điều khoản thanh toán của bạn có thể được bao gồm trong các điều khoản và điều kiện của bạn, nhưng thường không có gì thay thế cho việc đảm bảo rằng bạn rõ ràng trong giao tiếp với khách hàng của mình. Hãy cực kỳ rõ ràng khi bắt đầu mối quan hệ làm việc về cách thanh toán hoạt động và theo dõi điều này qua email. Luôn luôn hiệu quả hơn nếu đặt kỳ vọng ngay từ đầu. Ngoài ra, nếu rõ ràng rằng phạm vi công việc của bạn có khả năng cao hơn giá ước tính (hoặc mức giá mà bạn biết khách hàng đang mong đợi), hãy đảm bảo thông báo điều này cho khách hàng ngay khi bạn nhận thức được điều này. Việc thẳng thắn và cởi mở với khách hàng của bạn sẽ dẫn đến một cuộc đối thoại cởi mở hơn, có nghĩa là khách hàng ít có khả năng mặc định thanh toán hóa đơn của bạn.

Hãy rất rõ ràng trong các điều khoản và điều kiện của bạn

Các điều khoản và điều kiện của bạn đặt ra các quy tắc trong mối quan hệ của bạn với khách hàng. Nếu các điều khoản và điều kiện của bạn không rõ ràng về cách hoạt động của lập hóa đơn (về phương thức lập hóa đơn và thời điểm đến hạn thanh toán), khách hàng có lý do để không thanh toán. Đó là một khoản đầu tư xứng đáng để luật sư xem xét các điều khoản và điều kiện của bạn để đảm bảo rằng chúng chuyển tải các điều khoản thanh toán mà bạn muốn thực thi. Thông thường, các điều khoản và điều kiện không cung cấp cho doanh nghiệp khả năng tính lãi khi thanh toán không đúng hạn. Điều này hạn chế các lựa chọn của bạn khi giao dịch với một khách hàng không trả tiền. Đảm bảo bao gồm một điều khoản trong điều khoản và điều kiện của bạn cho phép bạn tính lãi suất, theo tỷ lệ tiêu chuẩn thị trường, trong trường hợp khách hàng của bạn không thanh toán kịp thời. Bạn cũng nên bao gồm các điều khoản chính của bạn,

Triển khai hệ thống theo dõi

Từ góc độ thực tế, điều quan trọng là bạn phải có một hệ thống để theo dõi việc thanh toán hóa đơn. Khi hóa đơn quá hạn, một nhân viên phải có trách nhiệm theo dõi khách hàng này. Điều quan trọng nữa là doanh nghiệp của bạn phải có một quy trình xác định để giải quyết các khoản thanh toán chậm. Một ví dụ về cách tiếp cận như vậy sẽ là:

Một email nhắc nhở nhẹ nhàng để thanh toán càng sớm càng tốt

Một email có nhiều lời lẽ yêu cầu thanh toán ngay lập tức

Một email nói rằng bạn sẽ thực hiện thêm hành động nếu thanh toán không được thực hiện ngay lập tức

Sau email nhắc nhở thứ ba, sau đó bạn có thể muốn nâng cao tình hình bằng cách hướng dẫn luật sư giải quyết vấn đề thêm. Có một thủ tục không thanh toán được xác định tại chỗ sẽ cho phép bạn và nhóm của bạn chắc chắn hơn về cách bạn tiếp cận những vấn đề này.

Phần kết luận

Điều quan trọng nhất cần nhớ là, mặc dù các phương pháp này sẽ không loại bỏ hoàn toàn điều này, nhưng việc trao đổi thông tin, quy trình rõ ràng và rõ ràng sẽ giúp giảm thiểu vấn đề khách hàng không trả tiền trong doanh nghiệp của bạn.