Nền tảng hợp đồng

Nền tảng hợp đồng

Sau khi xem xét tư duy của nhóm pháp lý và cốt truyện của doanh nghiệp bạn, việc cân nhắc hợp lý tiếp theo là thiết kế một hệ thống quản lý hợp đồng, hoặc “nền tảng hợp đồng”, để giải quyết thỏa đáng rủi ro và phần thưởng trong các mối quan hệ thông qua hợp đồng. Kinh nghiệm của chúng tôi tại một doanh nghiệp toàn cầu quy mô vừa, nhưng đã trưởng thành với bộ phận pháp lý nhỏ, là triển khai “nền tảng hợp đồng” của chúng tôi thông qua hợp tác chủ động giữa luật sư và nhóm kinh doanh, đào tạo nhóm, phương pháp tiếp cận có hệ thống và công nghệ. Không nghi ngờ gì nữa, mỗi bộ phận pháp lý tại các công ty có quy mô khác nhau, sẽ phải đối mặt với những hạn chế về con người, ngân sách và công nghệ khác nhau. Vì vậy, suy nghĩ về tư duy và cốt truyện trong doanh nghiệp của bạn sẽ dẫn bạn đến việc xem xét các chủ đề như:

Ai là người thực hiện xem xét các loại hợp đồng?

Những tư duy nào được áp dụng cho các loại hợp đồng đó?

Một số hợp đồng và phương pháp xem xét được thực hiện và tách biệt như thế nào?

Làm thế nào để các chủ đề và mối quan tâm chung của cốt truyện có thể được thể chế hóa và quản lý hiệu quả hơn trong khi cân bằng rủi ro một cách hợp lý?

Cho dù bạn là thành viên nhóm pháp lý phục vụ vai trò chức năng hơn trong một bộ phận lớn hơn hay người quản lý chức năng pháp lý với tầm nhìn vĩ mô, thì việc nhóm của bạn đã xem xét đầy đủ các quan điểm về tư duy và cốt truyện này sẽ mang lại lợi ích cho nhóm của bạn. Sau đó, mục tiêu của bạn phải là thiết kế và phát triển “nền tảng” quản lý hợp đồng để giải quyết vấn đề kinh doanh, phát triển nhóm của bạn và quản lý các nguồn lực trong phạm vi chức năng pháp lý theo nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Trong trạng thái quản lý hợp đồng trong tương lai, bất chấp sự khác biệt của khách hàng, luật sư sẽ không còn được coi là người viết kịch bản nữa. Các luật sư ít nhất cần được coi là những đối tác tóc bạc, am hiểu về các hợp đồng liên quan. Nhưng các luật sư sẽ còn được nhìn nhận nhiều hơn thế nếu họ trở thành những nhà khoa học tên lửa, người đưa ra các nền tảng hợp đồng lý tưởng để quản lý hiệu quả và tiết kiệm chi phí các chức năng hợp đồng pháp lý của họ. Nếu không, họ sẽ gặp rủi ro rằng việc tự động hóa hợp đồng làm mất đi việc tạo và quản lý hợp đồng và họ trở nên kém giá trị hơn.

Để tránh trở nên lỗi thời, hãy thể hiện tư duy tiên tiến của bạn bằng cách thảo luận và đưa ra nền tảng hợp đồng thích hợp cho doanh nghiệp của bạn. Để thiết kế nền tảng này đúng cách, hãy hỏi và tiếp tục hỏi về những điều sau:

Mục tiêu của bạn sau đó là thiết kế và phát triển “nền tảng” quản lý hợp đồng để giải quyết vấn đề kinh doanh, phát triển nhóm của bạn và quản lý các nguồn lực trong phạm vi chức năng pháp lý theo nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Các loại hợp đồng

Loại hợp đồng nào khiến doanh nghiệp của bạn và nhóm pháp lý của bạn quan tâm nhất? Và làm thế nào để các loại hợp đồng này liên quan thực tế đến hoạt động kinh doanh của bạn? Bằng cách hiểu mục đích hoạt động của các loại hoặc danh mục hợp đồng, bạn có thể hiểu rõ hơn về rủi ro và phần thưởng kinh doanh của các hợp đồng đó. Ví dụ: hợp đồng nào tạo ra doanh thu, hợp đồng nào giảm thiểu cạnh tranh hoặc rủi ro, hợp đồng nào có thể bảo tồn hoặc tạo ra tài sản, ngoài hợp đồng nào có thể tạo ra trách nhiệm pháp lý.

Kinh nghiệm và kỹ năng pháp lý

Khi bạn hiểu điều đó, bạn có thể bắt đầu lập “bản đồ tư duy”, vẽ sơ đồ các loại hợp đồng có thể được giải quyết ở đâu dựa trên nguồn lực bạn có trong các bộ phận của mình. Bạn có thể hỏi: Mức độ kinh nghiệm và kỹ năng pháp lý thích hợp có được áp dụng cho các loại hợp đồng phù hợp không? Ví dụ: các luật sư có tay nghề cao của bạn đang thực hiện các hợp đồng có quy mô rủi ro thấp hơn và có thể được tự động hóa? Các chuyên gia hợp đồng ít kỹ năng có được cơ hội chuyển sang vị trí “tóc bạc” để phát triển bản thân không?

Các mối quan hệ khách hàng

Từ quan điểm dựa trên thời gian và dựa trên liên tục, hệ thống quản lý hợp đồng của bạn có tính đến các yếu tố trong cốt truyện của bạn một cách chính xác không? Bạn có sẵn sàng kiểm tra và cân đối để kiểm toán hoặc giám sát hoạt động, thông báo cho khách hàng doanh nghiệp về rủi ro “chia tay”, để bộ phận pháp lý có thể mang lại giá trị ngoài ngôn ngữ và thực thi hợp đồng không?

Bằng cách áp dụng phương pháp quản lý hợp đồng tổng thể và toàn diện, bộ phận pháp lý của bạn trên thực tế có thể áp dụng phương pháp dựa trên nguồn lực, dựa trên rủi ro / phần thưởng và dựa trên kinh doanh để quản lý hợp đồng. Điều này có thể cho phép bạn thiết lập các số liệu của riêng mình để thu thập về khối lượng công việc theo hợp đồng, định lượng thành tích, quản lý hiệu suất đang thực hiện và rủi ro, đồng thời báo cáo các chỉ số hiệu suất đó như một bằng chứng về giá trị. Ví dụ: những quan điểm này có thể ảnh hưởng đến đầu tư và sự cống hiến của bạn cho các yếu tố sau trong nền tảng hợp đồng của bạn:

Nhân sự và đào tạo để đảm bảo phương pháp tiếp cận nguồn nhân lực đúng quy mô đối với các rủi ro pháp lý và kinh doanh phù hợp, đồng thời cung cấp thông tin về các mục tiêu phát triển, thăng tiến và duy trì cho nhóm của bạn với đào tạo nội bộ dựa trên quan điểm hợp đồng và cốt truyện thực tế;

Các công cụ và nguồn lực để có được và phân bổ các công cụ và công nghệ phù hợp (ví dụ: phần mềm quản lý hợp đồng, cơ sở dữ liệu biểu mẫu, sổ phát hợp đồng, v.v.) và sử dụng đúng các nhà cung cấp bên ngoài (ví dụ: công ty luật, LPO, nhà cung cấp thuê ngoài, nhà cung cấp nghiên cứu, quản lý dữ liệu và các công ty tư vấn, v.v.) ở các cấp độ phù hợp của nền tảng của bạn;

Quản lý kiến ​​thức được tùy chỉnh để phát triển nền tảng quản lý kiến ​​thức tùy chỉnh của riêng bạn cho hệ thống quản lý hợp đồng của bạn, cho dù đây là bộ truyền động dùng chung được thiết kế tốt giữa các nhóm làm việc, hệ thống SharePoint nội bộ của công ty, đến các giải pháp của bên thứ ba với đầu vào thiết kế và mục tiêu cuối cùng của bạn ; và

Các quy trình và thủ tục phù hợp để cộng tác tốt hơn trong nhóm của bạn, hướng dẫn tương tác với khách hàng của bạn, giao tiếp với các cá nhân chơi trong nền tảng để đảm bảo hiệu suất phù hợp trong tương lai thông qua kiểm tra và giám sát dựa trên rủi ro phù hợp và kinh doanh dựa trên tư duy phù hợp, dữ liệu theo cốt truyện.

Bằng cách xem qua và hiểu các tư duy hợp đồng độc đáo, cốt truyện và các thành phần tiềm năng của công ty bạn đối với nền tảng của bạn, cố vấn nội bộ về công nghệ, dữ liệu và môi trường tự động hóa mới này, có thể đảm bảo suy nghĩ của họ vượt ra khỏi khuôn khổ truyền thống, ít- chức năng hoạt động pháp lý cao. Thể hiện sự hiểu biết của bạn về các vấn đề và môi trường kinh doanh vĩ mô cũng như khả năng hình dung, thiết kế và hướng đến trạng thái tương lai của nền tảng quản lý hợp đồng của bộ phận của bạn, sẽ chứng minh giá trị hữu hình, dễ hiểu, có thể đo lường được, ngoài khả năng đảm bảo thành công thực tế của các hợp đồng , so với thời gian đau đớn và nỗ lực đã bỏ ra để xây dựng và thực hiện thỏa thuận. Giá trị này phải nằm ngay trong chức năng hợp đồng và pháp lý của công ty bạn, vì các nhóm này sẽ có vị trí tốt nhất để theo dõi dữ liệu này và đảm bảo chức năng kinh doanh nhận thức đúng về các chỉ số hiệu suất chính. Tất cả chúng ta hãy thay đổi và phát triển tư duy của chúng ta, hiểu cốt truyện của chúng ta và tạo ra các nền tảng mới của chúng ta. Đây phải là mục tiêu cuối cùng cho mô hình quản lý hợp đồng trong tương lai của bạn.