Sử dụng Khung dựa trên rủi ro để Rà soát và Đàm phán Hợp đồng

Sử dụng Khung dựa trên rủi ro để Rà soát và Đàm phán Hợp đồng

Bạn chuyển đến ở trong nhà sau khi làm việc trong các công ty luật trong nhiều năm. Trong một vài lần xem xét hợp đồng đầu tiên của mình, bạn xác định mọi thay đổi có thể xảy ra và nói với nhóm vận hành của mình rằng mỗi thay đổi hợp đồng này là “bắt buộc phải có”. Bạn bắt đầu nghe thấy rằng các nhóm vận hành của bạn không đến gặp bạn để xem xét hợp đồng hoặc rằng họ đang bỏ qua các thay đổi của bạn. Tình huống này nghe có quen không? Thiết lập một khuôn khổ dựa trên rủi ro để xem xét, đàm phán và thực hiện hợp đồng sẽ khuyến khích sự tin tưởng với các nhóm vận hành và giúp bạn thực hiện các dự án của công ty mình một cách hiệu quả hơn.

Là cố vấn nội bộ, bạn thường được yêu cầu đội hai chiếc mũ - cả luật sư và doanh nhân. Khi đàm phán hợp đồng, khuôn khổ dựa trên rủi ro sẽ giúp bạn cân bằng rủi ro pháp lý và kinh doanh. Bạn nên hiểu những rủi ro hoạt động chung mà công ty của bạn phải đối mặt cùng với bất kỳ sự nhạy cảm cụ thể nào liên quan đến hợp đồng mà bạn đang xem xét, cung cấp phản hồi linh hoạt và tạo ra sự nhất quán trong quá trình xem xét hợp đồng thông qua ma trận rủi ro.

Điều quan trọng là phải hiểu các rủi ro hoạt động mà tổ chức của bạn phải đối mặt. Cách dễ nhất để làm điều này là tìm hiểu về công ty và nhân viên của bạn. Nói chuyện với nhóm của bạn.

Rủi ro hoạt động

Điều quan trọng là phải hiểu những rủi ro hoạt động mà tổ chức của bạn phải đối mặt. Cách dễ nhất để làm điều này là tìm hiểu về công ty và nhân viên của bạn. Nói chuyện với nhóm của bạn. Nói chuyện với nhóm lãnh đạo để hiểu rõ về rủi ro hoạt động trong toàn tổ chức. Nói chuyện với người quản lý dự án và nhân viên kỹ thuật để tìm hiểu về rủi ro hoạt động cụ thể của dự án. Tìm hiểu về những điều thiết thực mà nhóm hoạt động của bạn cần đạt được và làm việc với họ để phát triển một hợp đồng phản ánh khả năng và hạn chế của nhóm. Hãy ghi nhớ khả năng chấp nhận rủi ro tổng thể của công ty và xem xét liệu hợp đồng cho dự án này có đẩy công ty của bạn ra khỏi vùng an toàn đối với rủi ro hay không.

Điều quan trọng là cố vấn nội bộ phải hiểu ngành mà công ty cung cấp dịch vụ. Cố vấn nội bộ nên cân nhắc tham gia nhóm nội bộ theo ngành cụ thể để có thêm kiến ​​thức và chuyên môn. ACC có các mạng giải quyết các lĩnh vực thực hành khác nhau. Mỗi bên đều có một diễn đàn dành riêng cho phép cố vấn nội bộ thảo luận về những phát triển mới nhất.

Phản hồi linh hoạt

Những gì hiệu quả cho một dự án hoặc một đơn vị kinh doanh có thể không hiệu quả cho một dự án khác. Điều chỉnh chiến lược xem xét và đàm phán hợp đồng của bạn để phù hợp với những nhu cầu đó sẽ khiến bạn trở thành đối tác có giá trị của từng đơn vị kinh doanh. Nếu một đơn vị kinh doanh nhẹ dạ trong công việc, liệu đơn vị đó có cân nhắc việc chấp nhận những rủi ro mà thông thường được coi là không thể chấp nhận được không? Nếu một đơn vị kinh doanh chấp nhận rủi ro bổ sung, các lĩnh vực khác có trở nên ngại rủi ro không? Hay khả năng chấp nhận rủi ro tổng thể của tổ chức bạn có tăng lên không? Đội ngũ lãnh đạo của công ty bạn có thể cung cấp hướng dẫn về những câu hỏi này.

Nhóm của bạn cũng cần phải thích ứng với nhu cầu thay đổi của tập khách hàng của công ty bạn. Họ có thể đã trở nên nhạy cảm hơn với sự chậm trễ của các dịch vụ trong thời kỳ đại dịch và cũng có thể ít sẵn sàng thỏa hiệp với ngôn ngữ lịch trình trong hợp đồng. Nếu đúng như vậy, tổ chức của bạn thích ứng như thế nào?

Ma trận rủi ro

Ma trận rủi ro sẽ giúp bạn cung cấp phản hồi nhất quán cho các nhóm hoạt động khác nhau trong tổ chức của bạn. Nhưng ma trận rủi ro không phải là tài liệu “chết” - hiểu được rủi ro hoạt động và thích ứng với những nhu cầu thay đổi sẽ dẫn đến ma trận rủi ro linh hoạt và phù hợp hơn với công ty của bạn.

Một khi bạn hiểu các rủi ro hoạt động cần quan tâm đặc biệt, hãy xác định các lĩnh vực chính để đưa vào ma trận rủi ro. Các lĩnh vực chính này có thể bao gồm nêu bật các điều khoản hợp đồng rủi ro để thảo luận; loại hợp đồng và phí; và các cân nhắc về dự án cụ thể như vị trí thực hiện, danh tiếng của nhà cung cấp (tốt hay xấu) và phạm vi dịch vụ có hợp lý hay không.

Các mức độ xem xét cần thiết trong công ty thay đổi khi rủi ro tăng lên. Đối với một dự án rủi ro thấp, người quản lý dự án có thể ký hợp đồng. Đối với các dự án có rủi ro cao, ban lãnh đạo cấp cao của bạn có thể chọn thông báo cho ban giám đốc của công ty.

Nếu bạn đang phát triển một ma trận rủi ro lần đầu tiên, thì việc sử dụng ma trận rủi ro để đánh giá các dự án là rất quan trọng. Nhóm lãnh đạo của bạn nên tham gia vào việc tạo và xem xét ma trận rủi ro để đảm bảo nó đáp ứng nhu cầu của tổ chức bạn. Trong tài liệu này bao gồm một mẫu ma trận rủi ro cho một công ty kỹ thuật chuyên nghiệp sử dụng bốn loại rủi ro. Các tổ chức khác có thể sử dụng hệ thống điểm hoặc hệ thống màu trong ma trận rủi ro.

Ví dụ về ma trận rủi ro

PM's có thể phê duyệt các sửa đổi hoặc thay đổi hợp đồng lên đến US $ 200K, với điều kiện hồ sơ rủi ro và tỷ lệ lợi nhuận gộp theo kế hoạch GM% không thay đổi so với cơ sở ban đầu. Cần phải thông báo cho BUL “sở hữu” trước khi cam kết.

Hạng mục cao nhất mà bất kỳ một chỉ số nào đạt được cho một cam kết cụ thể sẽ xác định hạng mục của cam kết - không được phép “bù trừ”.

Bảng công việc về rủi ro và hợp đồng được xem xét và điền vào.

Cần có sự đồng tình từ COO đối với bất kỳ dự án không thuộc Hoa Kỳ nào trên Hạng mục 1.

Nghiên cứu / Tư vấn ngoại lệ: cam kết thực hiện các dịch vụ trong bản chất của một nghiên cứu với doanh thu lên đến 2 triệu đô la Mỹ, không bao gồm kỹ thuật hoàn chỉnh, ước tính hoặc đánh giá tính toàn vẹn của cấu trúc, cũng như các rủi ro bất thường khác (ví dụ: an toàn / bảo mật nâng cao rủi ro, hoặc nghiên cứu được sử dụng để chứng minh đầu tư hoặc tài trợ của bên thứ 3, hoặc để hỗ trợ huy động vốn trên thị trường công cộng) có thể được coi là Nhóm rủi ro 1, mặc dù có thể có sai lệch so với Bảng tính rủi ro và hợp đồng.

Bất kỳ Dự án nào ngoài Hạng mục Rủi ro 1 đều yêu cầu một cuộc họp sàng lọc dự án trước trước khi chuẩn bị đề xuất và đủ trước yêu cầu phê duyệt Cam kết quản lý cuối cùng. Những người được mời bắt buộc là các cơ quan cam kết được lưu ý

Quyền hạn có thể được ủy quyền từ Chủ tịch, Giám đốc điều hành hoặc Lãnh đạo đơn vị kinh doanh cho người được chỉ định của họ bằng văn bản (bản sao Thư ủy quyền sẽ được nộp cho Phó Chủ tịch phụ trách Hợp đồng & Quản lý Rủi ro). Những người giữ chức vụ cao hơn quy định cũng có quyền ký / cam kết.

Đối với các địa điểm dự án quốc tế, dữ liệu On-Call International (Theo cuộc gọi) sẽ xác định loại rủi ro tại thời điểm xem xét / cam kết. Giám đốc An toàn / An ninh được yêu cầu có thẩm quyền sàng lọc và đồng tình đối với xếp hạng an ninh du lịch On-Call là “cao” hoặc “cực đoan”.

Các dự án bao gồm mua sắm cần có sự đồng ý của Giám đốc đấu thầu, người được mời bắt buộc cho tất cả các cuộc sàng lọc và sẽ là người có thẩm quyền đồng ý trong yêu cầu phê duyệt cuối cùng của ban quản lý.

Đối với tất cả các Đơn vị Kinh doanh, ngoại trừ HPF (DB) và NST (DF), các dịch vụ chuyên nghiệp được cung cấp với tư cách là nhà thầu phụ cho một nhà thầu xây dựng hoặc chế tạo chính sẽ là mức tối thiểu của Loại Rủi ro 3. Tất cả các dự án Thiết kế-Xây dựng, bao gồm Nhà thầu Thiết kế-Xây dựng, yêu cầu sự đồng ý của Giám đốc Chương trình Thiết kế-Xây dựng, trước khi gửi đề xuất.

Thông báo cho CSS nếu cần thiết lập mối quan hệ ngân hàng ở quốc gia địa phương.

Tất cả các thỏa thuận quốc tế sẽ được xem xét bởi một luật sư địa phương trong nước để đảm bảo chúng tôi hiểu luật, thuật ngữ, nội dung và cách diễn giải của địa phương.

Ma trận rủi ro mẫu này đã được phát triển - và cập nhật - trong vài năm. Người quản lý rủi ro và nhóm lãnh đạo cấp cao quyết định những yếu tố rủi ro nào nên được đưa vào. Nếu bất kỳ yếu tố rủi ro đơn lẻ nào nằm trong danh mục cao hơn, thì toàn bộ dự án sẽ thuộc danh mục rủi ro cao và quy trình phê duyệt và xem xét bắt buộc sẽ thay đổi.

Khi công ty của bạn chuẩn bị sử dụng ma trận rủi ro, hãy xem xét làm cho nó trở nên đa chức năng. Cùng với việc xác định các rủi ro để thảo luận thêm, bao gồm cả những người có thẩm quyền phê duyệt dự án. Xác định những ai cần tham gia vào quá trình phê duyệt và khi nào họ cần được đưa ra một cách nhanh chóng. Nếu tổ chức dự định có một ngoại lệ đối với một yếu tố rủi ro, hãy xác định yếu tố đó trên ma trận rủi ro.

Thực hiện ma trận rủi ro

Một khi bạn phát triển ma trận rủi ro với sự tham gia của lãnh đạo công ty, việc đào tạo và sử dụng nhất quán là rất quan trọng. Lãnh đạo cấp cao của bạn nên thông báo việc áp dụng ma trận rủi ro cho các nhà quản lý dự án, lãnh đạo đơn vị kinh doanh và những người khác cần biết về ma trận rủi ro. Yêu cầu lãnh đạo cấp cao của bạn đưa ma trận rủi ro vào khóa đào tạo quản lý dự án bắt buộc trong tương lai. Bạn có thể tổ chức đào tạo trực tiếp về việc sử dụng ma trận rủi ro hoặc đào tạo các cá nhân thích hợp để hướng dẫn nhân viên của họ cách sử dụng công cụ này.

Khi công ty của bạn chuẩn bị sử dụng ma trận rủi ro, hãy xem xét làm cho nó trở nên đa chức năng. Cùng với việc xác định các rủi ro để thảo luận thêm, bao gồm cả những người có thẩm quyền phê duyệt dự án.

Cũng hữu ích nếu yêu cầu một thành viên trong nhóm lãnh đạo của bạn tham gia khóa đào tạo dành cho các nhà quản lý dự án và các thành viên khác của nhóm vận hành, những người sẽ tham gia vào việc sử dụng ma trận rủi ro. Người đó có thể nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng ma trận và kỳ vọng rằng các nhà quản lý dự án sẽ làm như vậy. Đây không phải là một khóa đào tạo một lần. Nhắc nhở các nhóm vận hành của bạn về ma trận rủi ro trong tất cả các khóa đào tạo liên quan đến hợp đồng và quản lý dự án để giúp giữ cho nó luôn mới mẻ trong tâm trí họ.

Ma trận rủi ro trong hành động

Sau đây là một ví dụ về ma trận rủi ro đang hoạt động.

Công ty A là một công ty kỹ thuật đang tìm cách mở rộng phạm vi địa lý của mình. Khi nhóm vận hành ngồi xuống để xem xét cơ hội, họ rút ra được những nhận xét sau từ ma trận rủi ro:

việc mở rộng là đến một tiểu bang khác trong Hoa Kỳ, và không giới thiệu công nghệ mới hoặc nâng cao độ phức tạp kỹ thuật của dự án;

Các dịch vụ được công ty coi là dịch vụ kiến ​​trúc và kỹ thuật “truyền thống”;

Khách hàng là người mới đến công ty. Dựa trên các cuộc trò chuyện không chính thức với các kỹ sư ở các công ty khác, khách hàng có thể khó làm việc cùng và đã từ chối trả tiền cho các công ty kỹ thuật khác về các vấn đề nhỏ;

Phạm vi dự kiến ​​của các dịch vụ là rõ ràng, với lịch trình mà nhóm vận hành cảm thấy thoải mái có thể đáp ứng;

Nhóm nghiên cứu đã xem xét lịch sử tài chính của khách hàng và không thấy có gì tiêu cực hoặc đáng báo động; và

Hợp đồng tuân thủ các điều khoản hợp đồng bắt buộc của công ty kỹ thuật, bao gồm cả việc miễn trừ các thiệt hại do hậu quả.

Bởi vì khách hàng nổi tiếng là đối xử khắc nghiệt với các chuyên gia tư vấn của mình, nhóm vận hành chỉ định việc mở rộng tiềm năng là Loại rủi ro 3. Nhóm thông báo cho lãnh đạo đơn vị kinh doanh của họ để các cá nhân thích hợp có thể xem xét dự án và cân nhắc xem có nên theo đuổi nó hay không . Tất cả các cá nhân được yêu cầu tham dự một cuộc họp giao ban do nhóm vận hành dẫn đầu. Giám đốc hoạt động của công ty thăm dò ý kiến ​​trong phòng. Sau khi thảo luận sôi nổi về hiệu suất và hợp đồng, nhóm vận hành sẽ tiếp tục theo đuổi công việc. Nhóm vận hành có nhiệm vụ phát triển một kế hoạch giảm thiểu rủi ro khi làm việc với một khách hàng khó tính và dự án sẽ tiến lên phía trước.

Phần kết luận

Điểm mấu chốt khi phát triển ma trận rủi ro và chuyển tổ chức của bạn sang một khuôn khổ dựa trên rủi ro để đàm phán hợp đồng là tìm ra những gì phù hợp với tình huống của bạn. Sử dụng nó thường xuyên và cải tiến theo thời gian. Khi nhu cầu thay đổi, ma trận rủi ro của bạn nên được cập nhật để vẫn phù hợp.

Cố vấn nội bộ được yêu cầu vừa là luật sư vừa là doanh nhân. Sử dụng hiệu quả ma trận rủi ro và chứng tỏ bản thân linh hoạt và hợp lý sẽ đảm bảo rằng bạn có một chỗ ngồi trên bàn cho những cuộc trò chuyện quan trọng.